Naknadna kopija podataka u postupku pred DSB-om: jasno navesti otvorene dijelove zahtjeva

Kada rukovalac dostavi dokumente tek nakon podnošenja prigovora zbog zaštite podataka, postupak nije automatski završen. Ispitanik mora uporediti naknadno dostavljenu kopiju podataka sa prvobitnim zahtjevom i ranijim odgovorom. Odlučujuće je koji su konkretni dijelovi zahtjeva zaista riješeni, a koji ostaju otvoreni.

Član 24 stav 6 DSG-a uređuje kako se naknadno otklanjanje povrede obrađuje u postupku pred austrijskom nadležnošću za zaštitu podataka. Ovaj tekst objašnjava reakciju na obavijest kojom se ispitanik poziva da se izjasni da li je prigovor postao bespredmetan. Ne obrađuje prvi zahtjev za pristup niti građanskopravni zahtjev za naknadu štete.

Do završetka postupka pred nadležnošću za zaštitu podataka protivna strana može naknadno otkloniti navodnu povredu tako što će ispuniti zahtjeve podnosioca prigovora. Ako nadležnost zbog toga smatra da je prigovor postao bespredmetan, mora saslušati podnosioca o tom pitanju.

Nadležnost istovremeno upozorava da će postupak neformalno obustaviti ako podnosilac u primjerenom roku ne obrazloži zašto prvobitna povreda i dalje nije otklonjena barem u jednom dijelu. Izjašnjenje zato mora početi od prvobitnog zahtjeva. Opšte nezadovoljstvo oblikom dostave nije dovoljno, kao što nije dovoljna ni opšta potvrda.

Član 24 stav 6 DSG-a ne propisuje jedan fiksni rok za svako ovakvo izjašnjenje. Odlučujući su konkretna obavijest i rok naveden u njoj. Prema zakonskom pravilu, zakašnjela izjašnjenja se ne uzimaju u obzir.

Počnite od verzije koja je bila predmet prigovora. Označite svako traženo područje podataka, svaku dodatnu informaciju i svako objašnjenje koje je rukovalac trebalo da dostavi. Zatim svakom dijelu pridružite raniji odgovor i naknadnu dostavu.

Prema članu 24 stav 3 DSG-a, prvobitni zahtjev i eventualni odgovor protivne strane prilažu se prigovoru kada je to potrebno. Ti dokumenti pokazuju koje je pitanje prvobitno bilo pred nadležnošću. Kasnija dostava ne može se procjenjivati odvojeno od tog procesnog materijala.

Sačuvajte datum i način dostave naknadnih dokumenata. Ako je dostavljeno više datoteka, zabilježite kada je svaka verzija stigla i da li je dostava bila potpuna i čitljiva. Tako ostaje jasno šta nadležnost i druga strana stvarno mogu procijeniti.

Prvo provjerite da li naknadno dostavljeni podaci obuhvataju prvobitni period i obrade na koje se prigovor odnosi. Jedan izvoz može biti nedovoljan ako se, na primjer, korisnički nalog, e-mail komunikacija, sistem podrške i arhiva vode odvojeno. Mjerilo ostaje konkretni obim prigovora.

Kopiju podataka treba razlikovati od dodatnih informacija o obradi. Član 15 GDPR-a može, pored ličnih podataka, zahtijevati informacije o svrhama, kategorijama, primaocima, roku čuvanja, izvoru i automatizovanom odlučivanju. Datoteka sa podacima zato ne odgovara automatski na svako otvoreno informativno pitanje.

Tehničke i formalne probleme opišite precizno. To mogu biti datoteke koje se ne mogu otvoriti, nečitljive tabele, periodi koji nedostaju ili izvoz sa naslovima bez pripadajućeg sadržaja. Što je nedostatak preciznije opisan, to ga nadležnost lakše može svrstati.

Dobro izjašnjenje povezuje svaku otvorenu tačku sa prvobitnim zahtjevom. Navedite, na primjer, koji period nedostaje, koja kategorija podataka nije sadržana, koja informacija o primaocima ili roku čuvanja nije odgovorena ili koja datoteka podatke ne prikazuje čitljivo.

Razlikujte podatke koji nedostaju, objašnjenja koja nedostaju i spor o tačnosti podataka. Ove situacije vode ka različitim narednim koracima. Ako se samo napiše da je odgovor nepotpun, nije jasno koja se dopuna traži.

Na kraju opišite koja se radnja još očekuje. To može biti dopunska kopija, odgovor na određenu tačku člana 15 ili razumljivo objašnjenje obima pretrage. Novi zahtjev koji se sadržajno razlikuje od prvobitnog može promijeniti suštinu predmeta i zato se mora posebno razmotriti.

Pročitajte obavijest zbog roka i traženog oblika odgovora. Priložite važne dokumente pregledno i u izjašnjenju uputite na konkretne stranice, datoteke ili odlomke. Nadležnost treba moći vidjeti koji dio prvobitnog zahtjeva ostaje otvoren bez vlastite rekonstrukcije predmeta.

Kratka hronologija pomaže: prijem prvobitnog zahtjeva, raniji odgovor, podnošenje prigovora, naknadna dostava i aktuelna obavijest. Dodajte važnu komunikaciju između strana. Tako postaje vidljivo da li je dostava zaista otklonila navodnu povredu.

Ako dokumenti nedostaju ili se naknadna dostava ne može procijeniti, navedite to prije isteka roka i objasnite zašto. Ne pretpostavljajte da će kasnija dopuna sigurno biti uzeta u obzir. Zakon isključuje uzimanje zakašnjelih izjašnjenja u obzir.

Nadležnost za zaštitu podataka odlučuje da li je prigovor postao bespredmetan nakon što sasluša podnosioca. Ispitanik može navesti da je prvobitni zahtjev u cijelosti ispunjen ili obrazložiti zašto povreda i dalje postoji barem djelimično.

Ako izjašnjenje promijeni suštinu predmeta, član 24 stav 6 DSG-a prvobitni prigovor smatra povučenim, a novi prigovor istovremeno podnesenim. Prvobitni postupak se tada neformalno obustavlja. To ne znači da svako dodatno objašnjenje automatski stvara novi predmet. Bitno je da li je predmet promijenjen u svojoj suštini.

Zato nove nedoumice odvojite od otvorenog prvobitnog zahtjeva. Dodatni period ili obrada koja je nastala kasnije mogu zahtijevati posebnu procjenu. Sama oznaka „dopuna“ ne odlučuje o pravnoj klasifikaciji.

Ovdje opisani korak počinje nakon prigovora zbog zaštite podataka i saslušanja o tome da li je prigovor postao bespredmetan. On ne zamjenjuje obradu prvog zahtjeva za pristup prema članu 15 GDPR-a. Odvojeni pregled zahtjeva za pristup objašnjava provjeru identiteta, rokove, pretragu i kopiju podataka.

Povreda podataka je drugi pravni povod. Ako se kopija podataka pošalje pogrešnoj osobi ili informacije dođu do neovlaštenog primaoca, primjenjuje se posebna procjena sigurnosti i obaveze prijavljivanja. Razlikovanje od e-maila poslanog pogrešnom primaocu pomaže pri razvrstavanju situacije.

Naknada štete, ispravka, brisanje i ograničenje mogu otvoriti posebne zahtjeve ili procesna pitanja. Ne treba ih neprimjetno miješati sa pitanjem da li je prvobitni zahtjev za pristup ispunjen naknadnom dostavom.

Da li je prigovor automatski završen kada se dokumenti naknadno dostave? Ne. Nadležnost za zaštitu podataka saslušava podnosioca o tome da li je prigovor postao bespredmetan. Podnosilac može navesti koji dijelovi prvobitnog zahtjeva i dalje nisu riješeni.

Postoji li uvijek jedan fiksni rok za izjašnjenje? Član 24 stav 6 DSG-a govori o primjerenom roku, ali ne određuje isti broj dana za svaki slučaj. Odlučujuća je konkretna obavijest nadležnosti. Zakašnjela izjašnjenja se ne uzimaju u obzir.

Da li je dovoljno napisati da je datoteka nepotpuna? Ispitanik treba označiti datoteku, period, kategoriju podataka ili dodatnu informaciju koja nedostaje. Tako postaje jasno koja se dopuna još traži.

Da li svaka dopuna automatski postaje novi prigovor? Ne. Ta posljedica zahtijeva da se suština predmeta promijenila. Odgovor zavisi od prvobitnog predmeta i sadržaja izjašnjenja.

Prvobitni zahtjev, ranija komunikacija, naknadna dostava i obavijest nadležnosti za zaštitu podataka moraju se procijeniti zajedno. Utvrđujemo otvorene dijelove zahtjeva, navodnu povredu i dokaze koji su potrebni za izjašnjenje. Pošaljite dokumente sa navedenim rokom kako bi se naredni korak mogao pouzdano odrediti.